イントロ&サマリ
労働時間削減が世間で叫ばれており、ひと昔前よりは多少は改善されてきていると感じております。とはいえ、IT業界の労働時間はまだまだホワイトとは言いがたい状況かと思います。こんな状況を打破すべく、個人あるいはチームで改善できる作業効率アップ&無駄時間削減の方法をまとめてみましたので、ぜひご参照ください。
作業効率をアップする方法
- 集中時間を設ける
これは私が最も効果的と思っている方法のひとつです。集中する時間を明確に設けて難易度が高い業務を終わらせることで、かなり作業効率は上がると思います。人によって違いはあるとは思いますが、一般的に脳のゴールデンタイムと言われている午前中に集中して業務を終わらせることを意識しましょう。重要度の低い打ち合わせを午前中に入れてくる人がいますが、可能であればリスケしてもらうように依頼してみましょう。逆に重要では無い仕事を午前中にやるのは避けましょう。頭を使わない事務処理のような作業は、昼食後や退社前などの集中力が低下している時間帯に実施するように徹底しましょう。 - 過去の資料を最大限活用する
多くのエンジニアにとって避けられないのは、顧客や上司への説明資料作成だと思います。資料作成の際の最大の時間短縮方法は、過去の資料を活用するということです。仮にも過去に上司のレビューを通った資料になりますので、最低限の品質は保証されているわけですから、その資料のフォーマットや目次を活用して資料をつくるようにしましょう。可能な限り自分でまっさらな状態から作るということは避けた方が良いです。 - 昼食を減らす
ビジネスマンの楽しみの唯一の楽しみは昼食だということをいっている人もたまにいますが、心を鬼にして昼食の量を抑えるようにしましょう。お腹いっぱい食べてしまうことで眠気が襲い、午後イチの集中力がかなり下がります。分量としてはサンドイッチひとつくらいで抑える良いです。私が毎日食べているお気に入りの商品をご紹介します。
New Daysさんの「8種野菜のサラダ＆チキンのトルティーヤ～ナッツ風味～」
https://retail.jr-cross.co.jp/newdays/product/detail.html?id=9273
無駄な作業を減らす方法
- 打合せ時間を短縮する
打合せ時間が長いと多くのメンバを拘束してしまいますので、チーム全体の稼働時間が増える大きな要因となってしまいます。対して議論する内容がないのにも関わらず、60分の打ち合わせを設定するようなことは極力避けましょう。基本的には30分で収まるように打ち合わせをコントロールし、どうしても終わらなければ別途メールや立ち話で話をつけるといった形をとることを推奨します。また、定時以降の打合せを設けてしまうと終わりのない打ち合わせに突入してしまうことがあるので、原則NGとするようにチームメンバに意識付けすることも大切です。 - 長文メールを書く回数を減らす
メールを送るとなると、たとえ宛先が社内の人間だとしても丁寧で長い文章になりがちです。加えて相手からの返信も遅いため業務スピードが落ちてしまって結局残業するといったことが発生します。重要で急ぎ回答が欲しい内容についてはなるべくチャットを利用し、長文メールを送る回数をなるべく減らすことを意識してみて下さい。 - 繰り返し発生する作業は手順化する
めんどくさがらずに何度も発生する見込みがある作業については手順化するようにしましょう。一度経験しており、何度経験してもスキルアップにつながらないようなタスクについては他の人に振ってしまうように意識して下さい。あなたにとってほとんどスキルアップにならない業務だったとしても、後輩にとっては良い経験になったりするので、ぜひ手順化してチーム内で誰でもできるような状態を作り出すようにしてみて下さい。
おわりに
最後まで読んでいただきありがとうございました。他にも仕事に役立つ記事を記載しているので、ぜひ目を通してもらえると嬉しいです。
エンジニアが実践すべき習慣！幸せな人生を送るためのコツをご紹介
コメント