はじめに
多くのビジネスパーソンにとって、会議や打ち合わせで顧客や同僚に説明する機会は多いものです。特にITエンジニアの中には、人前で話すことに苦手意識を持つ方も少なくありません。しかし、チームでシステム開発を行うプロジェクトや、受託開発を請け負っているプロジェクトにおいては、説明力が不可欠です。的確な説明によって周囲を動かし、方針の合意を取りながら進めていく必要があるため、説明力はエンジニアにとって最も重要なスキルの一つと言えます。
本記事では、説明力を向上させるための具体的なテクニックを紹介します。ぜひ試してブラッシュアップしてみてください。
話し方の型をつくる
話し方の型を作って練習しておくことは非常に有効です。型がないと、話の流れと内容を同時に考える必要があり、話がまとまりにくくなります。型を持つことで、話の構成を気にする負荷が減り、内容に集中できるため、より効果的な説明が可能になります。
PREP法を用いる
ビジネスシーンでは「結論から話す」ことが重要です。前置きが長いと、聞き手はいつ結論が出るのか分からず、ストレスを感じてしまいます。結論から話すための代表的な方法として「PREP法」がありますので、普段から意識して練習しましょう。
P（Point）：結論を簡潔に述べる
日本人は結論から話すのが苦手な傾向がありますが、ビジネスシーンでは結論ファーストが基本です。
R（Reason）：理由を述べる
ビジネスの説明には理由が必要です。ただし多すぎると記憶に残らないので、3つ程度に絞りましょう。
E（Example）：具体例を挙げる
理由を裏付ける具体的な事例があると説得力が増します。良い例があれば積極的に使ってください。
P（Point）：結論を繰り返す
話が長くなった場合は最後に結論を再度伝えましょう。重要事項を印象付けたいときに効果的です。
PREP法を用いないケース
PREP法で話をするのが基本ですが、状況によっては結論を後に持ってきた方が効果的な場合もあります。
・意見の異なる相手を説得する場合
相手が自分と異なる意見を持っていると分かっているときは、いきなり主張を伝えるのは避けましょう。相手は反論の材料を探しながら聞く可能性があり、話を最後まで聞いてもらえないこともあります。まずは課題や共通の認識を確認し、相手の意見にも理解を示したうえで、後半で自分の主張を伝えると効果的です。
・相手が前提知識を持っていない場合
結論をいきなり述べても、相手に十分理解してもらえないことがあります。ある程度、前提を説明したうえで結論に至る流れを示す方が、スムーズに理解してもらえます。
相手への伝え方
事実と解釈を分ける
客観的な事実と自分の解釈や意見を明確に区別しましょう。混同すると信頼性が低下し、「この話は本当に正しいのか？」と疑念を持たれることがあります。エンジニアであれば、図やスライドを使って説明することも多いでしょう。その際、事実と想定を吹き出しの色などで分けると、よりわかりやすくなります。
事前の準備が大切
説明用の原稿を作る
手間はかかりますが、まずは原稿を作ることをおすすめします。原稿がないと内容のレビューができません。一度文字に起こし、話す内容の取捨選択や順序をしっかり検討しましょう。
原稿を音読する
書いた原稿を実際に声に出して読んでみましょう。書き言葉と話し言葉は異なるため、違和感があれば修正します。
原稿なしで説明する
原稿が固まったら、見ずに話してみましょう。詰まる部分は繰り返し練習すると自然に話せるようになります。録音して自分の話し方を確認すると、改善点が明確になります。
想定問答を準備する
聞き手から想定される質問と回答を事前にまとめておきましょう。30分程度の説明であれば10個ほど用意しておくと安心です。質疑応答がスムーズにできれば説得力が大きく向上します。
徹底的に調べておく
説明内容だけでなく、関連分野も一歩踏み込んで調べておきましょう。理解が浅い内容は自信を持って説明できません。エンジニアとしてプライドを持ち、技術的な質問に対してなんでも答えれるという状態を目指しましょう。
声の出し方
録音して振り返る
録音した音声を自分で聞いて振り返ることは、最も効果的な対策です。自分では大きな声で話しているつもりでも、実際には小さな声でボソボソ話していることがあります。はじめは自分の声を聞くことに抵抗を感じるかもしれませんが、続けていれば慣れてきて、改善点を冷静に見つけられるようになります。ぜひ試してみてください。
腹式呼吸で腹から声を出す
腹式呼吸は声量や安定した発声のために非常に重要です。文章だけでは理解しにくいので、YouTubeなどのトレーニング動画を参考にし、一度は練習してみることをおすすめします。
参考サイト：https://www.youtube.com/watch?v=sa9EFXRbPu8
フィラーを徹底的になくす
フィラーとは「あのー」や「えーっと」といった意味のないつなぎ言葉のことです。自分の説明を録音して聞いてみると、驚くほどフィラーを使っていることに気づく人も少なくありません。自分では気にならなくても、聞き手はフィラーに気を取られて内容が頭に入らないことがあります。そのため、徹底的にフィラーをなくすことを意識しましょう。
<対策例>
・一文を短く区切って口を閉じる
・話す速度をゆっくりにする（思考が追いついていない可能性があるため）
緊張に打ち勝つ方法
失敗してもいいと割り切る
目の前の説明がうまくいかなかったからといって、いきなりクビになるわけでもありませんし、ましてや死ぬこともありません。失敗してもいい、くらいの気持ちで気軽に臨むと良いでしょう。
原稿を準備して読む
どうしても緊張して話せない場合は、事前に作った原稿を読む形でも良いでしょう。どんな形でも、経験を積むことでだんだん自信がつき、そのうち原稿なしで話せるようになります。まずは小さな一歩を踏み出しましょう。
さいごに
エンジニア向けの話し方向上についての説明は以上です。私自身、若い頃は説明がとても苦手でしたが、話し方を改善する方法を調べて実践するうちに次第に面白さを感じ、自然と上達していきました。
話す能力は特別なものではなく、誰でも上達可能です。諦めずにコツコツとトレーニングを続けてほしいと思います。話すことを好きになり、周りの人を動かせるようになることで、キャリアもより良いものになるでしょう。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
参考文献
Japanese 
English